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I delegati che fanno domanda per partecipare a un congresso speciale dei Testimoni di Geova hanno fornito i loro dati personali, come il proprio nome, la data di nascita, l'indirizzo, il numero di telefono, e altre informazioni. I delegati hanno già dato nei loro moduli di richiesta il consenso all'utilizzo di queste informazioni da parte della filiale dei Testimoni di Geova che ospita il congresso speciale, inclusi coloro che servono nei comitati di ospitalità e organizzano gli eventi e le attività collegati con il congresso speciale.
Volontari, che si offrono per assistere la filiale che ospita il congresso speciale, inseriscono nel sito dei dati come il proprio nome, la data di nascita, l'indirizzo, il numero di telefono, e altre informazioni. Inserendo i propri dati in questo sito, i volontari acconsentono all'uso di questi da parte della filiale dei Testimoni di Geova che ospita il congresso speciale, compresi coloro che servono nei comitati di ospitalità.
I delegati e i volontari possono accedere ai dati personali che hanno inserito nella sezione di accesso di questo sito. Su questo sito, in base al bisogno, anche i comitati di ospitalità hanno accesso ai dati personali sia dei delegati che dei volontari, così da potersi prendere cura delle necessità dei delegati che partecipano al congresso nella loro zona e contattare i volontari per ricevere assistenza. I dati personali dei delegati vengono utilizzati esclusivamente per organizzare il viaggio dei delegati e le questioni inerenti ad esso durante il periodo del congresso speciale. I dati personali dei volontari vengono utilizzati esclusivamente per il servizio volontario in relazione al congresso speciale.
Ogni comitato di ospitalità avrà accesso solo ai dati personali dei delegati assegnati al congresso organizzato nella propria città e a quelli dei volontari per tale congresso speciale. I dati verranno utilizzati esclusivamente per la pianificazione del congresso, e verranno cancellati, il prima possibile, una volta terminato.
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